Unidad de Adquisiciones, Logística y Bodega
Preguntas Frecuentes
En el sistema informático interno deberás generar una SABIENES (activos fijos), en donde se debe ingresar en detalle el requerimiento. En este tipo de solicitudes es obligatorio indicar el nombre de la persona responsable del bien y el lugar físico donde quedará, en el espacio destinado para observaciones. En caso de tener dudas con la cuenta presupuestaria o el código de ítem correspondiente a la compra debes consultar con la Unidad de Control de Bienes.
En el sistema informático interno deberás generar una SASERVI (Solicitud de gastos indirectos), en donde se debe ingresar en detalle el requerimiento. Tener en cuenta que todas las cuentas presupuestarias asociadas a este tipo de solicitudes deben ser INDIRECTAS
La Ley 19.983 que "Regula la Transferencia y otorga mérito ejecutivo a copia de la factura", establece que el plazo para reclamar el contenido de factura es dentro de 8 días corridos siguientes a la recepción de la factura, o bien, dentro del plazo acordado por las partes (el que no puede exceder de 30 días corridos desde la recepción de la factura). Transcurrido cualquiera de los plazos antes señalados se entiende que el documento queda irrevocablemente aceptado.
La Ley 19.983 establece los siguientes plazos para cancelar las facturas: - A la recepción de la misma - A un plazo desde la recepción de las mercaderías o servicios, pactado entre comprador y vendedor. - En ausencia de plazo expreso en la factura y su copia, se entenderá pagadera dentro de los 30 días siguientes a la recepción de la factura. Es por ello que es muy importante procurar su entrega en la Unidad de Adquisiciones para que sea tramitada y posteriormente cancelada dentro de los plazos establecidos.
Al recepcionar sus pedidos deben ser inmediatamente revisados y verificar que coincidan tanto con la orden de compra como con la guía de despacho y/o factura que generalmente vienen adjuntas. Si lo recibido esta conforme se debe dar visto bueno a la factura y ser entregada en la Unidad de Adquisiciones de manera inmediata antes de 8 días corridos desde la fecha de emisión.
En el Campus Osorno, Bodega Central es la encargada de recibir los bienes o productos enviados por el proveedor en forma directa o a través alguna empresa de encomiendas. En los restantes Campus y Sedes, los bienes o productos son recepcionados en las respectivas Unidades de compra. La Unidad solicitante es responsable de revisar los pedidos según las copias de las ordenes de compra que se les envía.
Para la compra de pasajes nacionales o internacionales debes considerar presentar el requerimiento en forma física en la Unidad de Logística, Adquisiciones y Bodega en un mínimo de días de anticipación que dependerán de lo siguiente: 5 días hábiles para pasajes en bus, 12 días corridos para pasajes aéreos nacionales y 20 días corridos para pasajes aéreos internacionales.
Para este tipo de compras debes considerar presentar el requerimiento en forma física en la Unidad de Logística, Adquisiciones y Bodega en un mínimo de días de anticipación que dependerán del monto de la adquisición, de acuerdo a lo siguiente: 15 días hábiles para compras menores a 100 UTM; 25 días hábiles para compras mayores a 100 UTM y menores a 1.000 UTM; 45 días hábiles para compras mayores a 1.000 UTM y menores a 5.000 UTM; 120 días para compras mayores a 5.000 UTM
Para este tipo de compras debes considerar presentar el requerimiento en forma física en la Unidad de Logística, Adquisiciones y Bodega en un mínimo de días de anticipación que dependerán del monto de la adquisición, de acuerdo a lo siguiente: 5 días hábiles para compras menores a 1.000 UTM y 25 días hábiles para compras mayores a 1.000 UTM
Para este tipo de compras debes considerar presentar el requerimiento en forma física en la Unidad de Logística, Adquisiciones y Bodega en un mínimo de días de anticipación que dependerán del monto de la adquisición, de acuerdo a lo siguiente: 10 días hábiles para compras sin contrato y 20 días hábiles para compras con contrato.
Debes indicar en la solicitud las fechas del viaje, el motivo del traslado y el nombre de las personas que viajarán (adjuntar nomina si es necesario) o nombre del funcionario que conducirá en el caso de arriendo de vehículos. Además, debes respaldar esta información con el decreto de salida de estudiantes o las comisiones debidamente tramitadas y firmadas, según corresponda.
Los requerimientos deben venir validados por la Dirección de la Biblioteca Central. Al ser un bien inventariable, en el casillero destinado a “observaciones”, debes obligatoriamente señalar el nombre de la persona que quedará como responsable del bien y la ubicación exacta donde se ubicará la bibliografía.
Debes indicar en detalle el requerimiento haciendo referencia a su uso o motivo de la adquisición. En el casillero destinado a “observaciones” debes obligatoriamente señalar el nombre de la persona que quedará como responsable del bien y la ubicación exacta donde se ubicará o instalará la adquisición. Esta información es adicional a lo establecido como norma general para todas las compras, que establece indicar siempre el nombre y rut del proveedor.
Para este tipo de compras debes solicitar una reserva de pasajes aéreos nacionales a través del correo pamela.ascencio@ulagos.cl con copia a cristina.navarro@ulagos.cl (para el campus Osorno y Sede Chiloé); a gabriela.paredes@ulagos.cl con copia a lcea@ulagos.cl (para el campus Puerto Montt); y a mvega@ulagos.cl con copia a covalle@ulagos.cl (para la sede Santiago). Debes indicar en el mail claramente el motivo del viaje, destino, itinerario, nombre y rut del pasajero, esto con un minimo de 12 días corridos de anticipación a la fecha del viaje. Una vez recepcionada esta solicitud se gestionará la reserva a través de Convenio Marco y te llegará la confirmación al correo electrónico. Con esta reserva y en la misma fecha, deberás ingresar la solicitud de compra en el sistema interno con la misma información ya solicitada, adjuntando obligatoriamente la comisión de servicio, convenio o invitación del Rector según corresponda, debidamente tramitada y firmada. Para mayor información puedes revisar la Circular N°13 "Compra de pasajes aéreos y terrestres" que puedes encontrar en la sección Manuales y procedimiento
Debes indicar en la solicitud las fechas del viaje, el motivo y el nombre de las personas que viajarán (adjuntar nomina si es necesario). La solicitud de compra debe ser entregada en la Unidad de Adquisiciones con a lo menos 5 días hábiles de anticipación a la fecha del viaje y debe venir obligatoriamente con la comisión de servicio o el documento que corresponda debidamente tramitado.
Debes indicar en la solicitud el motivo de la actividad, la fecha y lugar de realización y la cantidad de personas que participarán. Debes adjuntar el programa de la actividad, junto al decreto por convenio o invitación y listado de participantes firmado por el Jefe del Centro de Responsabilidad.
La solicitud de compra deberá ser respaldada por las Especificaciones Técnicas en el formato institucional, que puedes encontrar en la sección Formularios, en las cuales deberás completar: descripción del requerimiento, criterios de evaluación, dirección de despacho de bienes o lugar físico a ejecutar en el caso servicios, encargado de la administración del contrato, monto estimado y cualquier otra información que se requiera dependiendo del tipo de adquisición o contratación.
Debido a que este mecanismo de compra es solo excepcional, la solicitud de compra deberá venir siempre respaldada por memorándum que fundamente el uso de la causal para trato directo, además de la respectiva cotización y las declaraciones juradas simples completadas y firmadas por el proveedor (las puedes encontrar en la sección Formularios). Dependiendo de la causal de trato directo debes adjuntar: 3 cotizaciones de distintos proveedores por exactamente el mismo producto o servicio requerido en cuanto a sus características, certificado de proveedor único, cuadro comparativo u otro documento que se estime necesario para complementar la compra.
Para este tipo de compras debes solicitar una reserva directamente a las Agencias de viajes y líneas aéreas que se encuentran disponibles en Convenio Marco, esto con un mínimo de 20 días corridos de anticipación a la fecha del viaje. Para ello, debes solicitar al menos 3 cotizaciones (se escogerá la menor valor) y paralelamente deberás tramitar la respectiva Comisión Internacional. Una vez obtenida dicha documentación debes ingresar al sistema interno dos solicitudes de compra, una con el monto afecto y otras con el monto exento en pesos Chilenos, señalando la fecha del viaje, itinerario, nombre, Rut o número de pasaporte del pasajero, motivo del viaje y enviar las solicitudes a la Unidad de Adquisiciones, adjuntando obligatoriamente la Comisión Internacional debidamente tramitada. Para mayor información puedes revisar la Circular N°13 "Compra de pasajes aéreos y terrestres" que puedes encontrar en la sección Manuales y procedimiento.
Debes indicar en detalle el requerimiento haciendo referencia al motivo o propósito de la adquisición. Además, los documentos deben ser visados por la Unidad de Comunicación Estratégica de cada Campus o Sede, mediante su firma en la misma solicitud o autorización vía mail.
Debes indicar en detalle el requerimiento haciendo referencia a su uso o motivo de la adquisición y número de inventario en el caso de compra de repuestos para un bien ya inventariado. Además, los documentos deben ser validados y aprobados por el área de Informática.
Debes indicar en la solicitud el nombre y rut del o las personas que se hospedarán, el motivo y las fechas de ingreso y salida del lugar de hospedaje. Debes adjuntar la invitación firmada por el rector, decreto de salida de estudiantes o comisión de servicios debidamente tramitada y firmada, según corresponda.
La solicitud de compra deberá venir respaldada con las especificaciones técnicas desarrolladas y firmadas por el Inspector Técnico de Obra, junto a los planos y criterios de evaluación. Dependiendo del tipo de obra, el monto involucrado y plazo de ejecución, se determinará si es necesario formalizar la contratación con orden de compra o si será necesario tramitar contrato, de acuerdo a lo indicado por el Inspector Técnico de Obras y al manual de procedimiento de Obras.
En el caso de que la adquisición deba hacerse con un proveedor extranjero, debes realizar la solicitud de compra del producto o servicio mediante un documento justificando la pertinencia de la compra y que por las características no puede ser adquirido en Chile, indicando el Centro de Responsabilidad al cual se va a cargar el gasto. Se debe adjuntar la cotización del proveedor extranjero, la factura proforma o invoice y el formulario de compra extranjera (lo encuentras en la sección Formularios), que contenga los datos de la cuenta bancaria del proveedor.
Las compras menores o iguales a 3 UTM forman parte de un procedimiento especial que es posible de realizar fuera del sistema de compras públicas. Como unidad solicitante debes entregar tu solicitud de compra impresa en la Unidad de Adquisiciones con al menos una cotización. Estos requerimientos deben ser bien planificados, debido a que en ningún caso se pueden fragmentar las compras para alterar el mecanismo de adquisición, según circular vigente que puedes visualizar en la opción Manuales y procedimiento.
Es obligación de todo organismo público la ejecución de las adquisiciones mediante convenio marco. Para ello, tienes que buscar el producto o servicio que necesitas en el Catálogo Electrónico, luego emitir la solicitud de compra indicando en dicho documento el respectivo código ID de convenio marco encontrado en el portal. Para información más detallada puedes visitar la capsula tutorial de Convenio Marco.
Si el producto o servicio requerido no se encuentra en el catálogo electrónico de convenio marco, se debe proceder a realizar una Licitación Pública. Toda Licitación Pública debe ser formalizada con un contrato, sin embargo, es posible que las adquisiciones menores a 100 UTM puedan ser formalizadas solo con Orden de Compra, de la misma forma podrán formalizarse las licitaciones menores a 1.000 UTM cuando se trate de bienes y servicios estándar de simple y objetiva especificación y se haya establecido así en las respectivas bases.
La contratación directa o trato directo es un procedimiento de adquisición que procede para las compras de bienes o servicios que no es posible obtener de convenio marco y que por la naturaleza de la negociación que conlleva debe efectuarse sin la concurrencia de los requisitos señalados para la licitación pública. Se trata de una compra excepcional que se fundamenta en alguna de las causales establecidas en el art. N°8 de la Ley 19.886 y N°10 del Reglamento de Compras Públicas. Para efectos de redacción del documento que fundamenta la compra vía Trato Directo, cuando se cite la causal, la normativa indica: "al momento de invocarla no basta la sola referencia a las disposiciones legales y reglamentarias que lo fundamentan, sino que, dado el carácter excepcional de esta modalidad, se requiere una demostración efectiva y documentada de los motivos que justifican su procedencia". Para mayor detalle, en la sección Manuales y Procedimientos podrás descargar documento de ayuda.
UF
$ 27.566
UTM
$ 48.353
Dolar
$ 677
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Puerto Montt, Chile

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Santiago, Chile

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Castro , Chile