Acerca de ULagos
Vicerrectoría de administración y Finanzas

La Vicerrectoría de Administración y Finanzas (VAF), es la encargada de conducir la gestión económica y administrativa de la Universidad, estableciendo lineamientos estratégicos, proponiendo políticas en materias económicas, financieras y administrativas y dirigiendo la gestión en áreas específicas, en coherencia con los desafíos del Gobierno Universitario, el plan estratégico y las necesidades institucionales.

Objetivo

Resguardar el desarrollo sustentable de la Universidad, promoviendo la generación de ingresos, la optimización en el uso de los recursos y la transparencia en la información administrativa y financiera necesaria para fortalecer el proceso de toma de decisiones y la gestión Institucional, en coherencia con los lineamientos del Gobierno Universitario, el plan estratégico y las necesidades de la Universidad.

Funciones
-Asesorar al Rector en materias administrativas, económicas y financieras, en la elaboración de los planes económicos y administrativos, así como en la administración y mantención de los bienes de la Universidad.

-Responsable de la gestión institucional en relación a: la gestión de personas, la gestión de recursos financieros, la gestión de recursos físicos y operación de campus, los sistemas informáticos, los análisis económicos y control de proyectos.

-Proponer al Rector políticas, estrategias y procedimientos en materias administrativas, económicas y financieras, y posteriormente planificar y controlar su implementación.

-Aprobar los planes de calidad anuales de las diferentes áreas bajo su dependencia y controlar los avances y resultados de cada una.

-Proveer de información administrativa-financiera a diferentes instancias de la comunidad universitaria para apoyar la toma de decisiones.

-Velar por la fiel aplicación de las disposiciones legales y reglamentarias en materias de su competencia.
NIVEL DE GESTION ESTRATEGICA
a) UNIDAD DE CONTROL DE GESTIÓN Y MEJORA CONTINUA
b) DIRECCIÓN DE ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO ECONÓMICO
NIVEL DE GESTIÓN OPERATIVA
a) DIRECCION DE GESTIÓN FINANCIERA
1. Unidad de Gestión de Cobranzas y Control de Matrícula.
2. Unidad de Gestión de Tesorería y Proveedores.
3. Unidad Contabilidad, Presupuestos e Inventario.
4. Unidad de Gestión del Fondo Solidario y Crédito Universitario.
5. Unidad de Logística, Adquisiciones y Bodega.

b) DIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL DESARROLLO HUMANO
1. Unidad de Gestión de las Personas
2. Unidad de Desarrollo Humano y Organizacional
3. Servicio de Bienestar del Personal
c) DIRECCION DE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE CAMPUS
1. Unidad de servicios generales.
2. Unidad de mantención
3. Unidad de administración y control de bienes

Vicerrectora Administración y Finanzas
Sr. Marco Vargas Pincheira
Fono: 64 2333494
e-mail: mvargas@ulagos.cl

La Unidad de Control de Gestión y Mejora Continua, depende de la Vicerrectoría de Administración y Finanzas y su misión principal es generar estrategias y metodologías que permitan desplegar el sistema de aseguramiento de la calidad en la gestión administrativa y financiera, en los procesos de planificación, control de gestión y retroalimentación, con el fin de cumplir los objetivos estratégicos Institucionales.

Es responsable de dar las directrices y lineamientos pertinentes a los objetivos de su Unidad, a la Unidad de Aseguramiento de la Calidad y Análisis de la Información de los Campus.

Objetivos

-Contribuir al aseguramiento de la calidad en la gestión administrativa y financiera a través del fortalecimiento de los procesos de planificación y control de gestión.

-Fortalecer el proceso de toma de decisiones en la Institución a través de la generación información pertinente y oportuna.

-Optimizar la gestión en las diferentes direcciones y unidades dependientes de la Vicerrectoría de Administración y Finanzas en coherencia con los objetivos estratégicos Institucionales.

-Promover la homogeneización de la gestión administrativa y financieras en los diferentes Campus y Sede Universitaria.

Funciones

-Implementar y desplegar los sistemas de control de gestión en cada una de las direcciones y unidades dependientes de la Vicerrectoría de Administración y Finanzas, con la finalidad de evaluar sus niveles de cumplimiento y los resultados obtenidos.

-Coordinar el despliegue del sistema de control de gestión administrativo financiero en los diferentes Campus y Sede de la Universidad.

-Proveer de información relevante para fortalecer la toma de decisiones Institucional generando informes de gestión para las diversas áreas y propuestas de mejora.

-Implementar un Sistema de Control de Gestión que se despliegue en la Vicerrectoría de Administración y Finanzas, que disponga de los mecanismos permanentes de verificación y evaluación.

-Asesorar en el proceso de formulación de los planes de calidad y operativos, en concordancia con la planificación estratégica institucional.

-Constatar periódicamente el cumplimiento de metas e indicadores, detectar las desviaciones y las causas de los mismos, así como evaluar los efectos de las variaciones.

-Informar a Vicerrectoría de Administración y Finanzas sobre los resultados observados con la finalidad de analizar las desviaciones y proponer acciones de mejora que contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas planteados.

-Generar recomendaciones y planes de seguimiento sobre los cambios sugeridos en la planificación.

-Asesorar al Vicerrector de Administración y Finanzas en áreas de su competencia.

-Diseñar e implementar estrategias orientadas al conocimiento y la consolidación de los subsistemas, componentes y elementos del Sistema de Control de Gestión.

-Impulsar el proceso de mejora continua del sistema y comunicar el resultado de las evaluaciones efectuadas, con el fin de dinamizar el funcionamiento del sistema.

-Evaluar el seguimiento de la gestión eficiente del uso de los recursos.

-Coordinar y sistematizar las respuestas a las Auditorías con las diferentes áreas de la Vicerrectoría de Administración y Finanzas, realizando a la vez seguimiento a los compromisos adquiridos que involucran mejoras operacionales.

La Dirección de Análisis, Evaluación y Seguimiento Económico lidera el análisis económico y administrativo de diferentes proyectos e iniciativas institucionales, junto con promover la generación de nuevas iniciativas y emprendimientos que contribuyan a la sustentabilidad del proyecto universitario. Esto implica generar un marco regulatorio para el análisis y la aprobación de proyectos, que resguarde el desarrollo sustentable de la Universidad. Además, debe instalar instancias formales de evaluación y control, que incluyan la revisión previa de proyectos, la definición de criterios y objetivos económicos- administrativos y el seguimiento en la etapa de implementación, coordinando también el compromiso de las instancias involucradas. Por último, participa activamente en la coordinación y seguimiento de las actividades relacionadas con la producción de bienes y servicios de las unidades productivas o de los directorios correspondientes presentes en Campus o Sede.

Objetivos

Contar con un marco regulatorio para la evaluación y aprobación económica-administrativa de proyectos e iniciativas institucionales que resguarde la sustentabilidad institucional y promueva la generación de proyectos.

-Operar un sistema articulado de formulación y seguimiento de proyectos institucionales que focalice los esfuerzos en función de los objetivos estratégicos y necesidades institucionales y resguarde la sustentabilidad de estas iniciativas y de la Universidad, integrando a diferentes miembros de la comunidad universitaria.

-Potenciar el aporte de las unidades internas vinculadas con la producción de bienes y servicios al desarrollo de la Universidad.

Funciones

-Proponer e implementar políticas, reglamentos y procedimientos que regulen y faciliten el proceso de formulación y aprobación de proyectos e iniciativas institucionales, resguardando su factibilidad económica-administrativa y su contribución a la sustentabilidad de la Universidad.

-Integrar un sistema articulado para la generación, implementación y seguimiento de proyectos institucionales, aportando la visión económica-administrativa al sistema para dimensionar su impacto en la Universidad.

-Liderar la planificación, coordinación y seguimiento de las unidades internas vinculadas con la producción de bienes y servicios, promoviendo su desarrollo y contribución a los objetivos de la Universidad y potenciando su sustentabilidad económica-financiera.

-Participar en el directorio de la Incubadora de Negocios en representación de la Universidad para fortalecer el aporte de esta unidad a los objetivos institucionales y hacer un seguimiento administrativo financiero.

-Participar en el directorio de la Unidad de Producción Acuícola (UPA) para fortalecer el aporte de esta unidad a los objetivos institucionales y controlar la gestión administrativo financiero de la misma.

-Proponer y liderar el desarrollo de las actividades anuales de esta unidad, planificando los objetivos, metas específicos, además de los recursos necesarios y los ingresos proyectados en las unidades de producción de bienes y servicios.

-Crear espacios de integración y servir de contraparte para las direcciones, departamentos y unidades académicas de la Universidad, analizando sus propuestas, promoviendo las sinergias y entregando información respecto de los criterios de evaluación económica-administrativa de sus iniciativas y promoviendo su relación con el entorno externo y medio productivo.

Directora
Srta. Sofía Mersegue
Fono: 064 2 333404
Correo electrónico: smersegue@ulagos.cl

La Dirección de Gestión Financiera depende de la Vicerrectoría de Administración y Finanzas. Es responsable de la administración de los recursos financieros y económicos, los cuales deben contribuir de manera efectiva a la consolidación y desarrollo de la Universidad, lo que deberá propiciar generando los lineamientos institucionales en materias propias de la gestión financiera, que deberán ser aplicados en Campus y Sede.

Objetivo

*Resguardar la sustentabilidad económica-financiera de la Universidad en corto y largo plazo, liderando los procesos de planificación, ejecución y control asociados al manejo de recursos financieros institucionales, y generando información contable y financiera relevante para apoyar la toma de decisiones en diferentes niveles. Además de ser responsable de dar las directrices y lineamientos pertinentes a los objetivos de su Dirección, a la Unidad equivalente con presencia en los Campus y Sede.

Funciones

*Responsable de la conducción y coordinación de los procesos contables, presupuestarios y financieros.
*Liderar el proceso de formulación, ejecución y control del presupuesto Institucional.
*Generar los lineamientos institucionales y coordinar a las instancias relacionadas con la administración del capital de trabajo de la Universidad.
*Aprobar los planes operativos anuales de las diferentes unidades bajo su dependencia y controlar los avances y resultados de cada una, velando por el cumplimiento de sus objetivos.
*Planificar y Administrar los recursos económicos y financieros del Campus Osorno Velar por la entrega oportuna y eficiente de la información económica y financiera para la toma de decisiones a nivel estratégico.

La dirección de gestión financiera se organiza en base a cinco unidades:

i. Unidad de Gestión de Cobranzas y Control de Matrícula.
ii. Unidad de Gestión de Tesorería y Proveedores.
iii. Unidad Contabilidad, Presupuestos e Inventario.
iv. Unidad de Gestión del Fondo Solidario y Crédito Universitario.
v. Unidad de Logística, Adquisiciones y Bodega.

i. UNIDAD DE GESTIÓN DE COBRANZA Y CONTROL DE MATRÍCULA
En esta unidad se pone énfasis en la gestión del control financiero de los alumnos, desde el inicio hasta el término de su relación con la Universidad, abarcando tanto la creación de su registro como deudor, sus diferentes formas de pago, hasta las acciones tendientes a la recuperación de la deuda morosa con la Universidad. Para cumplir con estos requerimientos se cuenta con el Área de Cobranzas y el Área de Matrícula.

Objetivo:

Gestionar y controlar la cuenta corriente de los alumnos de pregrado, postgrado y formación continua, entregando una atención oportuna y eficiente al estudiante y demás usuarios de la unidad.

Funciones:

-Gestionar y administrar la cobranza de la cartera morosa de la Institución.
-Mantener, actualizar y entregar información referente a la cuenta corriente de los alumnos, vinculándolos a los requerimientos internos relacionados con la decisión y control.
-Revisar y controlar: los pagos de los alumnos, verificando que estos sean abonados a la respectiva cuenta corriente.
-Resolver las situaciones académicas que afecten a la cuenta corriente de los alumnos, como así mismo sus adecuaciones y/o regularizaciones.
-Gestionar actuales y nuevos instrumentos financieros relacionados con la deuda de los alumnos.
-Asegurar un proceso eficiente de postulación, firma, renovación y carga del Crédito con Aval del Estado, en la cuenta corriente del estudiante, en el marco de la normativa vigente.
-Ejecutar la cobranza del Crédito con Aval del Estado de la Universidad.
ii. UNIDAD DE GESTIÓN DE TESORERÍA Y PROVEEDORES

La Unidad de Gestión de Tesorería y Proveedores gestiona, administra y controla el movimiento de fondos en moneda nacional y extranjera; los flujos de caja y la cancelación de las cuentas por pagar de la Universidad.
Las acciones implementadas por esta Unidad deben estar dirigidas a asegurar el cumplimiento de las obligaciones y derechos financieros en moneda nacional y extranjera; proporcionar informes de flujos de caja proyectados utilizados en el proceso de toma de decisiones; administrar eficientemente el disponible a través de colocaciones en el mercado financiero y proporcionar a las distintas unidades Académicas, de Proyectos y Administrativas la información relativa a las diferentes alternativas sobre apertura de cuentas corrientes y productos bancarios relacionados. Esta unidad cuenta con dos áreas en las cuales se focalizan sus objetivos: Área de Proveedores y Área de Cuentas Corrientes.

Objetivos:

-Recaudar y custodia de los valores que recibe la Universidad, asimismo es la unidad encargada de descentralizar el pago de los compromisos contraídos por la institución con proveedores.
-Mantener el control de las colocaciones financieras y proveer la información sobre las disponibilidades financieras a las autoridades que lo requieran.

Funciones:

-Elaborar y controlar flujo de caja institucional.
-Planificar las actividades de recaudación y pago en coordinación con las Unidades que participan de dichos procesos.
-Supervisar y controlar los pagos efectuados por la Universidad.
-Recaudar, mantener y custodiar los valores financieros de la Institución.
-Emitir informes periódicos de las actividades de recaudación y pago.
-Mantener una coordinación con los bancos e instituciones financieras con los cuales la Universidad, mantiene cuentas corrientes bancarias o convenios de recaudación de matrícula y aranceles.
-Mantener una adecuada coordinación con las Unidades de Contabilidad, Presupuesto y Control de Matrícula, fundamentalmente en materias que dicen relación con un adecuado registro de las transacciones de recaudación, las cuales son el punto de entrada a los demás sistemas de administración financiera de la Universidad.
-Gestionar las inversiones en mercado de capitales.
-Controlar e informar sobre la ejecución de los procesos relacionados con endeudamiento financiero.
-Controlar e informar a los responsables de las Unidades académicas, unidades administrativas, proyectos productivos, proyectos internos y proyectos externos, sobre cualquier irregularidad detectada en el movimiento de fondos.
-Entregar a la Dirección de Gestión Financiera y los usuarios del proceso de toma de decisiones, información confiable sobre el disponible bancario y de caja.

iii. UNIDAD CONTABILIDAD, PRESUPUESTOS E INVENTARIO

Esta Unidad asume la dirección, ejecución y control de todas las actividades relacionadas con el registro, análisis contable, confección y presentación de los estados financieros y presupuestarios. De esta unidad se desprenden dos áreas focales, que son: Área de Contabilidad y Área de Presupuesto.

Objetivo:

Planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar todos los procesos y eventos relacionados con el registro de las operaciones de orden económico financiero y presupuestario de la Universidad (que son susceptibles de ser expresadas en unidades monetarias), de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados y a la normativa de los servicios contralores gubernamentales.

Funciones:

-Gestionar, controlar y supervisar el cumplimiento de políticas y procedimientos relacionados con materias de contabilidad y presupuestos que emanen de la Vicerrectoría de Administración y Finanzas.
-Elaborar, coordinar y administrar la aplicación de políticas y procedimientos que tengan efecto sobre los registros contables y los estados financieros de la Universidad.
-Ejecutar los análisis de las cuentas contenidos en los estados financieros.
-Elaborar y analizar periódicamente la ejecución presupuestaria de la Institución.
-Gestionar y controlar la emisión de facturas.
-Efectuar el control de inventarios de existencias y activo fijo.
-Realizar conciliaciones bancarias mensuales.
-Gestionar, supervisar y controlar todas las actividades relacionadas con las declaraciones y pagos de los impuestos a que se encuentra afecta la Universidad.
-Emitir los registros y libros contables, además organizar y mantener los documentos que respaldan la contabilidad de la Institución, según las necesidades de información de acuerdo con normas legales vigentes.
-Analizar, evaluar e implantar mejoras al sistema de registro contable en función de las necesidades de información y control de la Universidad, o en base a nuevas normas establecidas por organismos contralores.
-Actualizar el plan y manuales de cuentas contables y procedimientos de la unidad según las necesidades de información y control.
-Confeccionar información referida a los movimientos y registros contables que sean necesarios para procesos de control y toma de decisiones de la Vicerrectoría de Administración y Finanzas.
-Analizar periódicamente los presupuestos institucionales desde la perspectiva de: compromisos, devengamiento y ejecución presupuestaria, lo que permite al mismo tiempo el control y la actualización del proceso financiero y del activo fijo.

iv. UNIDAD DE GESTIÓN DEL FONDO SOLIDARIO Y CRÉDITO UNIVERSITARIO

Esta unidad, tiene la finalidad de administrar los fondos que se conceden como beneficio a los alumnos que ingresan y mantiene su calidad de alumno regular, en calidad de préstamo a los alumnos de pregrado, cuyo objeto es financiar total o parcialmente sus aranceles.

Objetivo:

Gestionar y controlar las cuentas corrientes de los deudores de crédito, manteniendo la información de acuerdo con el tipo de crédito contraído por los ex estudiantes, de manera que permita el cobro de las deudas contraídas, con apego a lo establecido por las Leyes que rigen a los Fondos de Crédito y sus posibles modificaciones.

Funciones:

-Efectuar y controlar la firma de pagares que certifican la asignación de beneficio y su posterior recuperación.
-Efectuar cobranzas periódicas a deudores que ya se encuentran en cobro, y deudores que inician cobranza. Para lo cual, se realizarán procesos masivos por tipo de crédito.
-Verificar que los pagos recibidos por los diferentes medios de recaudación, sean abonadas a la cuenta corriente del deudor correspondiente.
-Convenir descuentos por planilla con los funcionarios que mantengan deuda por esta vía, de acuerdo con lo establecido por las Leyes de crédito.
-Actualizar periódicamente las bases de datos información como; domicilios, teléfonos, email, que permitan la comunicación con los deudores.
-Mantener control sobre las deudas; en los plazos y/o vencimiento, ingreso de los pagos, condonaciones por invalidez o fallecimiento, devoluciones de pagarés, certificados estudios de magíster, pregrado y otros.
-Mantener comunicación y control sobre las carteras enviadas a las empresas asociadas a la gestión de recuperación de créditos.
-Llevar Contabilidad independiente de la Contabilidad de la Universidad y preparar los Estados Financieros correspondientes.

V. UNIDAD DE LOGÍSTICA ADQUISICIONES Y BODEGA

Esta Unidad es la encargada de coordinar la Gestión de Abastecimiento de la institución, aplicando la normativa vigente de compras públicas y toda la normativa relacionada a este ámbito de acción. La responsabilidad principal de la unidad es la provisión efectiva de bienes y servicios de calidad requeridos para el cumplimiento de las funciones de la institución.

Objetivo:

Planificar, organizar, dirigir y controlar los procesos de compras de la Institución atendiendo las solicitudes realizadas por las diferentes dependencias, de acuerdo a las políticas y normas generales en concordancia con las leyes y reglamentos vigentes, a fin de cumplir con requerimientos de la Vicerrectoría y para fines de control.

Funciones:

-Elaboración de un Plan Anual de Compras considerando los requerimientos de la Dirección de Compras Públicas.
-Ejecutar las actividades de compra, recepción y resguardo, custodia y entrega de los bienes adquiridos a las unidades solicitantes.
-Velar porque las adquisiciones de los bienes o servicios solicitados se realicen en forma rápida, oportuna y en las mejores condiciones para la Universidad.
-Efectuar inventario en forma oportuna del stock existente en bodega.
-Realizar en forma eficiente y eficaz los procesos de logística.
-Cautelar el cumplimiento de la normativa vigente en materia de adquisiciones.
-Solicitar o proponer la baja de materiales que se encuentra en desuso, obsoleto o un mal estado desde stock-bodega.
-Generar informes de acuerdo a los requerimientos Institucionales.

Director de Gestión Financiera
Sr. Hernán Álvarez
Fono: (64) 2333389
halvarez@ulagos.cl

La Dirección de Gestión del Desarrollo Humano depende de la Vicerrectoría de Administración y Finanzas, sin embargo cumple un rol transversal en la Universidad, con el propósito general de gestionar y administrar proactivamente los procesos asociados al ciclo de vida de los funcionarios Académicos y No Académicos en la Institución y de esta manera contribuir al desarrollo de la Universidad.

Además, es responsable de dar las directrices y lineamientos pertinentes a los objetivos de su Dirección, a la Unidad equivalente con presencia en los Campus y Sede.

Objetivo

Esta Dirección tiene la misión de desplegar la estrategia institucional en el ámbito de la gestión de las personas en la Universidad, contemplando el desarrollo de políticas de Recursos Humanos que contribuyan al logro de los objetivos institucionales y ocupándose de liderar en forma eficiente los procesos propios de la gestión de personas.

Funciones

-Propiciar, coordinar, desarrollar y evaluar las políticas de Recursos Humanos de acuerdo a los lineamientos estratégicos de la Universidad, considerando la perspectiva de la mejora continua.

-Proponer políticas, estrategias y procedimientos para fortalecer la gestión de las personas en la Institución y coordinar su posterior implementación en Osorno, Puerto Montt, Santiago y Chiloé.

-Realizar Análisis de Dotación de Personal, con el fin de apoyar las decisiones institucionales respecto a esta materia.

-Apoyar y facilitar las relaciones laborales con los distintos estamentos organizacionales de la Universidad.

-Resguardar la oportuna provisión de cargos Académicos y Administrativos.

-Propiciar el mejoramiento continuo de los Procesos Administrativos asociados al Personal.

-Velar por el cumplimiento de las normas internas y externas asociadas al personal Académico y No Académico.

-Velar por la aplicación en forma eficiente y oportuna de la política de remuneraciones definida y establecida para el personal Académico y No Académico.

-Proponer un sistema de levantamiento de necesidades de capacitación y perfeccionamiento para el personal académico y no académico, resguardando su adecuada implementación y la eficiencia en el uso de los recursos institucionales destinados a Formación, Capacitación y Perfeccionamiento.

-Propiciar la generación de mecanismos que faciliten y estimulen el desarrollo funcionario de Académicos y No Académicos en coherencia con los objetivos institucionales.

-Proveer a las jefaturas las herramientas necesarias para desplegar estrategias de gestión y liderazgo adecuados y pertinentes a la realidad de los funcionarios, su unidad y la institución.

-Garantizar la oportunidad y eficiencia en la realización de los procesos de Calificaciones y Evaluación del Desempeño, según las políticas institucionales y las normas establecidas por el Estatuto Administrativo.

-Velar por la implementación de las estrategias que sean necesarias para favorecer el desarrollo de carrera de los funcionarios académicos y no académicos, basadas esencialmente en el reconocimiento del mérito.

-Reguardar la adecuada administración, evaluación y optimización de los beneficios destinados a los académicos y no académicos, buscando su pertinencia según las necesidades diagnosticadas.

-Resguardar el adecuado acompañamiento y asesoría al personal en el Proceso de Jubilación, en sus ámbitos previsionales, sociales y psicológicos.

-Realizar Informes de Gestión según requerimientos institucionales.

-Coordinar la constante evaluación de la estructura organizacional y el diseño de cargos, proponiendo mejoras en función de los desafíos que se plantea la Universidad.

-Aprobar los planes operativos anuales de las diferentes unidades bajo su dependencia y controlar los avances y resultados de cada una, velando por el cumplimiento de sus objetivos

Organización

La Dirección de Gestión del Desarrollo Humano, para cumplir los objetivos planteados, se organiza en base a tres Unidades principales:
i. Unidad de Gestión de las Personas
ii. Unidad de Desarrollo Humano y Organizacional
iii. Servicio de Bienestar del Personal

UNIDAD DE GESTIÓN DE PERSONAS
La Unidad de Gestión de Personas (UGP) es la unidad operativa dependiente de la Dirección de Gestión del Desarrollo Humano, que se encarga de gestionar los procesos administrativos en materia de personal, ya sea que pertenezcan a la planta, o se encuentren en calidad de contrata u honorarios en la Institución. Dentro de esta Unidad se releva el Área de Remuneraciones que lleva a cabo el proceso operativo completo de remuneraciones del personal de planta y contrata.

Objetivo:

Administrar los recursos y procesos administrativos del personal desde su contratación, hasta el pago de sus remuneraciones y hasta su desvinculación de la Universidad.

Funciones:

-Gestionar, coordinar y controlar la ejecución de los procesos administrativos de las personas, desde su ingreso a la Institución hasta su total desvinculación.

-Realizar el proceso de remuneraciones, en conformidad a la política Institucional y las normas legales y reglamentarias vigentes.

-Gestionar, coordinar y controlar el proceso de tramitación y recuperación de licencias médicas.

-Gestionar, coordinar, controlar el proceso de tramitación, pago y rendición de asignaciones familiares.

-Coordinar y revisar el proceso de contrataciones a honorarios del campus Osorno.

-Generar y controlar el proceso de comisiones de servicios internacionales y comisiones de estudio.

-Controlar y revisar los procesos de asistencia, feriados y permisos del personal de la Institución.

-Mantener actualizada la ficha de personal de los funcionarios de la Institución.

-Apoyar el proceso de precalificación y calificación de los funcionarios de la Institución.

-Generar certificaciones del personal y emitir informes de carácter Institucional.

-Generar procesos de apoyo al personal en el uso del sistema informático en módulos de Recursos Humanos atingentes a esta Unidad.

-Vincular los procesos con los organismos del Estado por medio de las plataformas de la Contraloría General de la República (SIAPER), Superintendencia de Seguridad Social (SIAGF) y de la Dirección del Trabajo (DT.GOB).

UNIDAD DE DESARROLLO HUMANO Y ORGANIZACIONAL.
La Unidad de Desarrollo Humano y Organizacional (UDHO) dependiente de la Dirección de Gestión del Desarrollo Humano, es la encargada de implementar las Políticas de Desarrollo Humano las cuales tienen como objetivo final propender el desarrollo de las personas y de la institución. La ejecución de la Política y procedimientos asociados se realizan a través de las Áreas de: Capacitación y Selección, Asesoría Previsional y Beneficios, Inducción y Evaluación del Desempeño; con el objeto de garantizar la gestión eficiente de los procesos de reclutamiento, selección, mantención, desarrollo y capacitación; además de mantener actualizados los cambios organizacionales de estructura y procesos relacionados con el personal.
Las tres áreas que estarán bajo la Unidad de Desarrollo Humano y Organizacional, deben incentivar a los funcionarios hacia la profesionalización y aseguramiento de la calidad de la gestión y los servicios del cliente interno y externo en el marco del ciclo de vida laboral.

Objetivos:

-Definir las actividades y lineamientos para el reclutamiento y selección de personal de la Universidad, a fin de propender a que los funcionarios contratados, a partir de la identificación de las necesidades de las áreas, cumplan los requisitos definidos en la descripción y perfil de cargo correspondiente y, en lo posible, evitar riesgos que pudieran afectar la calidad y consistencia del desempeño e incluso la seguridad de la organización.

-Asistir en la entrega de información de la institución y del puesto de trabajo a los nuevos integrantes de la Universidad, disminuyendo la ansiedad y la demora en la entrega de aportes por parte del nuevo personal académico y no académico, fomentando así el compromiso y adopción de los valores institucionales.

-Promover planes y prácticas que apunten al mejoramiento de calidad de vida laboral, a fin de contribuir a incrementar el bienestar de los trabajadores.

-Contribuir a la implementación de la Política de Calificaciones y Evaluación del Desempeño, lo cual permitirá establecer las brechas de desempeño y la mejora continua en el desarrollo integral de los individuos.

-Incentivar a la mejora de las competencias y la optimización de talento laboral al interior de la Universidad por medio de la capacitación del capital humano, contribuyendo al desarrollo personal y al cumplimiento en forma eficiente y eficaz de los planes estratégicos institucionales.

Funciones:

-Apoyar el proceso de evaluación de requerimientos de dotación de personal en el área Académica y No Académica.

-Coordinar y gestionar en forma eficiente el proceso de reclutamiento y selección para garantizar la oportuna provisión de los cargos requeridos.

-Gestionar en forma oportuna con la Vicerrectoría Académica la jerarquización del personal Académico.

-Coordinar y gestionar el proceso de inducción institucional y al puesto de trabajo a los nuevos miembros de la Universidad de Los Lagos.

-Apoyar a los funcionarios de la Institución en temas previsionales durante el transcurso de su ciclo de vida laboral.

-Administrar y proponer nuevos beneficios y convenios que contribuyan al bienestar de los trabajadores de la Institución.

-Coordinar y evaluar los servicios otorgados por Seguro Colectivo, Caja de Compensación, Organismo administrador del Seguro Social contra Riesgos de Accidentes del Trabajo,
Enfermedades Profesionales, ley 16744 y Organismo Técnico Intermedio de Capacitación (OTIC).

-Programar, coordinar y desarrollar actividades para los funcionarios como lo son: el día de la Mujer, de la Madre, del Trabajador, Aniversario de la Institución, entre otros.

-Coordinar, aplicar e integrar los distintos procesos asociados a la Política de Calificaciones y Evaluación del Desempeño,

-Coordinar y evaluar la actualización permanente de los descriptores y perfiles de cargos, de acuerdo a las necesidades de la Institución.

-Revisar y colaborar en temas relativos al campo del diseño organizacional.

-Diseñar un Plan de Capacitación de largo plazo de acuerdo al diagnóstico de las necesidades de capacitación (DNC) y elaborar programas de capacitación anuales, orientados al desarrollo de competencias que permitan el desenvolvimiento adecuado en sus puestos de trabajo actuales y futuros, estimulando el aprendizaje individual y el desarrollo de las habilidades; posibilitando complementariamente el desarrollo de carrera de los funcionarios, además de contribuir a elevar los estándares motivacionales y el logro de los objetivos institucionales.

-Optimizar y gestionar la utilización de los recursos de la franquicia tributaria del Servicio Nacional de Capacitación y Empleo (SENCE) a través de la Organismo Técnico Intermedio de Capacitación (OTIC) en convenio.

iii. SERVICIO DE BIENESTAR DEL PERSONAL
El Servicio de Bienestar de la Universidad de Los Lagos, se rige por el Artículo 134 de la Ley N°11.764; la Ley 17.538, Artículo 24 de la Ley 16.395, el D.S. N° 28, de 1994, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social y Reglamento Interno 192, de noviembre de 1996.

Objetivo:

El Servicio de Bienestar de Personal de la Universidad, tiene por finalidad, contribuir al bienestar de sus afiliados y sus cargas familiares, cooperando en su adaptación al medio y la elevación de sus condiciones de vida.

Funciones:

Como función general, el Servicio de Bienestar del Personal, a través del Consejo Administrativo de Bienestar, deberá resguardar el buen uso de los recursos económicos disponibles, estableciendo las políticas y criterios de carácter uniforme para el otorgamiento de beneficios.
En lo específico el Servicio de Bienestar realizará las siguientes funciones:

-Otorgar, en la medida que sus recursos lo permitan, ayuda de carácter económico para la atención de salud de sus afiliados y sus cargas familiares.

-Otorgar ayudas en dinero y especies, no sujetas a restitución (subsidios de matrimonio, natalidad, fallecimiento y ayuda médica y catástrofes).

-Otorgar préstamos a sus afiliados, cuando sus recursos lo permitan en el ámbito médico, auxilio, escolar y habitacional.

-Otorgar otros beneficios, cuando sus recursos lo permitan, según lo establecido en el reglamento interno.

-Propiciar un ambiente laboral armónico para los funcionarios, que impacte positivamente en su calidad de vida y se refleje en la búsqueda de la excelencia en el desempeño de sus funciones.

-Contribuir al bienestar de los trabajadores y sus cargas familiares desarrollando programas de carácter preventivo, cultural, educativo, social y recreativo.

Directora
Sra. Liliana Sáez Engesser
Fono: 64 2 333385
Correo electrónico: liliana.saez@ulagos.cl

Esta Dirección depende jerárquicamente de la Vicerrectoría de Administración y Finanzas y su misión es y promover condiciones de infraestructura, equipamiento y servicios básicos adecuadas para el desarrollo de las actividades propias de la Universidad y propender a la satisfacción de los diversos miembros de la comunidad universitaria. Para esto debe dirigir el Área de Apoyo Técnico de Obras e Infraestructura y las Unidades de Mantención, Servicios Generales y finalmente, Administración y Control de Bienes, coordinando también estas áreas en los diferentes Campus de la Universidad.

Objetivo

Promover que la Universidad cuente con condiciones de infraestructura y equipamiento adecuadas para desarrollar sus actividades, resguardando igualmente la calidad de los servicios básicos y la satisfacción de los diferentes usuarios de la comunidad universitaria.

Funciones

-Generar lineamientos institucionales para mejorar y homogeneizar los estándares en infraestructura y equipamiento de la Universidad en función de las condiciones existentes y necesidades diagnosticadas en Campus y Sede.
-Generar lineamientos institucionales para mejorar y homogeneizar los estándares en relación a los servicios básicos de la Universidad, incluyendo los servicios de aseo, seguridad, mantención, movilización y áreas verdes, entre otros.
-Definir políticas y procedimientos para la administración de bienes y servicios básicos, incorporando normativas, protocolos e instancias de control que permitan resguardar la seguridad y eficiencia en el uso de los recursos institucionales.
-Promover y gestionar procesos relacionados con la planificación y materialización de proyectos de infraestructura universitaria para favorecer el desarrollo de la Institución y de su entorno.
-Promover y gestionar la optimización en el uso de los espacios físicos, generando condiciones de habitabilidad y seguridad que garanticen el adecuado desarrollo de las diferentes actividades institucionales.
-Coordinar el levantamiento de necesidades de inversión básicas para incorporar en el plan de inversiones institucional y en la planificación financiera de corto y largo plazo.
-Dirigir, gestionar y controlar las funciones propias de la administración y operación del campus Osorno, en cuando a mantención, construcción de obras, uso y control de bienes institucionales y finalmente servicios básicos, proponiendo alternativas para optimizar el uso de los recursos de la Universidad y la calidad de los servicios.
-Asesorar e coordinar la realización de proyectos de infraestructura, construcción y remodelación, controlando a los proveedores y contratistas para garantizar la calidad de los trabajos.
-Aprobar los planes operativos anuales de las diferentes unidades bajo su dependencia y controlar los avances y resultados de cada una, velando por el cumplimiento de sus objetivos.
-Velar por el funcionamiento eficiente y oportuno de la oficina de informaciones y central telefónica.
-Generar los mecanismos necesarios para garantizar el orden y seguridad de las personas y bienes en el Campus Osorno.
-Supervisar el cumplimiento de normativas de subcontratación legal de las empresas a cargo de las obras en ejecución.

i. UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES
La Unidad de Servicios Generales es una Unidad dependiente de la Dirección de Gestión y Administración de Campus, que tiene como objetivo fundamental administrar, dirigir, coordinar y supervisar directamente las materias de las Áreas de Seguridad, Aseo de las dependencias, Movilización y Mantención de Áreas Verdes. Debe otorgar a toda la comunidad universitaria, ya sea, por medios propios y/o de terceros, todos aquellos servicios que permitan un mejor funcionamiento y operación, tanto de las actividades académicas como administrativas de la Universidad, procurando la continuidad del servicio, una calidad competitiva y un empleo racional e integral de los recursos disponibles.

Funciones:

-Elaborar, gestionar y ejecutar los planes de trabajo aprobados.
-Coordinación, programación y control de la prestación del servicio de Aseo general de las dependencias e instalaciones de Osorno.
-Controlar y administrar el inventario de materiales, implementos y equipamiento de limpieza.
-Suministrar en forma oportuna de materiales e implementos de aseo al personal del área.
-Apoyo a los diferentes eventos como jornadas académicas, culturales, deportivas y sociales realizados por la Institución, reforzando el servicio de Aseo.
-Control y Seguimiento del cumplimiento de contratos de prestación de Servicio de Aseo con la empresa privada y suministros necesarios para satisfacer las necesidades correspondientes.
-Coordinar, orientar y apoyar las labores de aseo y limpieza en las distintas dependencias del Campus.
-Ejecutar otras actividades de apoyo que le sean requeridas por la Dirección.
-Prevenir hechos que presenten un peligro en contra de las Autoridades Universitarias, Docentes, Personal, Estudiantes y Público en general que transita por las dependencias de la Universidad.
-Prevenir acciones delictuales y otras que sean foco potencial de acción delictual y/o afecten negativamente la imagen Universitaria: ebrios, drogadictos, etc.
-Dar protección y seguridad externa a edificaciones, instalaciones, recintos y bienes de la Universidad.
-Controlar el acceso de vehículos autorizados y no autorizados al campus.
-Facilitar servicio alternativo de apertura de edificios en caso de emergencia.
-Proporcionar información explícita y oportuna a la Autoridad Universitaria que la requiera en forma continua y especialmente en casos de emergencia.
-Dar información de carácter general a funcionarios, estudiantes y público que concurran al Campus.
-Controla y supervisa el buen uso de los vehículos institucionales como lo exige la normativa vigente.
-Suministro oportuno de combustible para funcionamiento diario de los Vehículos de la institución.
-Gestionar pago oportuno Pólizas de Seguros obligatorio de los Vehículos.
-Controlar la actualización de documentación requerida de los Vehículos (Revisión Técnica).
-Control de documentación actualizada de Conductores.
-Mantener el Aseo y Mantenimiento de los Vehículos.
-Apoyar el transporte a los diferentes eventos como jornadas académicas, culturales, deportivas, sociales y de funcionamiento administrativo realizados por la institución.
-Controlar y realizar seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios y suministros requeridos.
-Administrar, controlar los contratos de suministro de Combustible, Mantenimiento de Vehículos, Repuestos y Materiales para el buen desempeño de esta área.
-Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal.
-Mantener las áreas verdes del Campus en buen estado de conservación, para mejorar el paisaje urbano.
-Programar, coordinar, supervisar, ejecutar y evaluar las acciones relacionadas con el riego, mantenimiento y conservación de los jardines y áreas verdes del Campus.
-Asegurar el adecuado mantenimiento de las áreas verdes del Campus.
-Formular, ejecutar y evaluar el plan operativo, disponiendo el uso adecuado de los recursos económicos, materiales, maquinarias y equipos asignados al Área.
-Ejecutar campañas anuales de poda de árboles.
-Ejecutar otras actividades de apoyo que le sean requeridas por la Dirección.

ii. UNIDAD DE MANTENCIÓN
Esta unidad depende de la Dirección de Gestión y Administración de Campus y tiene como objetivo principal administrar, planificar, dirigir y controlar los recursos y procesos de la Unidad para asegurar la calidad y oportuna entrega de los servicios generales de la Institución.

Funciones:

-Garantizar el funcionamiento de las calderas, instalaciones de alumbrado, instalaciones eléctricas de fuerza, instalaciones de gasfitería, instalaciones de gas, pintura de las dependencias, desinfección y desratización de las dependencias, las labores de carpintería, mueblería y la adquisición y traslado de materiales para las actividades de mantención.
-Resguardar el cumplimiento de la normativa asociada a las exigencias de los organismos fiscalizadores (SEC, Servicio de Salud, otros), pertinentes a las áreas de servicios entregados por la Unidad.
-Elaborar informes técnicos que sean requeridos y que se relacionen con los servicios otorgados por la Unidad.

iii. UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES
Esta unidad depende de la Dirección de Gestión y Administración de Campus y tiene como objetivo principal administrar, gestionar los procesos asociados a los bienes inventariables de la Universidad.

Funciones:

-Ingresar al inventario institucional los bienes muebles inventariables que se hayan adquirido, independiente del procedimiento de compra utilizado.
-Realizar control de bienes en las distintas unidades de la Universidad.
-Realizar el control y registro para la baja y enajenación (traspaso) de bienes muebles inventariables en la Universidad.
-Coordinar y autorizar el traslado de bienes en la Universidad.
-Coordinar la reparación de bienes inventariables que sean requeridos.
-Coordinar la ejecución de las denuncias de siniestros y tramitar contratación de Seguros.
-Generar los lineamientos del funcionamiento del proceso de Control de Bienes de los Campus y Sedes de la Universidad.

Director de Gestión y Administración de Campus
Sr. Marcelo Molina Barrientos
Fono: 64 2333517
e-mail: mmolina@ulagos.cl