Finaliza curso de gestión e información que impactará a la comunidad universitaria
Campus Osorno
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Con la misión de capacitarse en el uso del Software Qlik View, que permitirá mostrar indicadores en tiempo real a toda la comunidad universitaria y facilitar la toma de decisiones, culminó el curso “Aplicación de Técnicas de Diseño y Desarrollo en modelos analíticos con Qlik View, que recibieron 10 profesionales de la ULagos.

La capacitación que tuvo una duración de 40 horas cronológicas y se desarrolló en seis días durante dos fines de semana, tuvo la participación de funcionarios de la Dirección de Análisis Institucional, de Inclusión Académica, Análisis Evaluación y Seguimiento Económico, Unidad de Contabilidad, Presupuesto e inventario; y de Gestión de Personas, quienes recibieron su certificación.

Así lo informó Claudia Rubio, Directora de Análisis institucional de la ULagos, dirección que depende de la Vicerrectoría de Planificación y Desarrollo, quien comentó que la capacitación en el software Qlik View (sistema de gestión de información), permite presentar indicadores en tiempo real a toda la comunidad universitaria y, los 10 estudiantes que participaron, tienen por misión optimizar los modelos y poder desarrollar los nuevos, “porque hay dos áreas distintas: nivel usuario, cuando el modelo de gestión está hecho, y la otra que es poder crear el modelo, el desarrollo completo”, aclaró Claudia Rubio.

En cuanto a la relevancia y aplicación práctica del software Qlik View en la ULagos, Claudia Rubio, explicó que éste permitirá visualizar los indicadores y compararlos entre sedes, carreras y en ciertos años, “porque los modelos que ya están alojados en el servidor, por ejemplo, un modelo de matrícula, se puede observar en forma diaria. También de retención de estudiantes, se puede visualizar de cada una de las carreras por los distintos cortes; otro modelo de progresión académica en que las carreras van visualizando la aprobación y reprobación de sus asignaturas en un periodo desde el año 2010 hasta el primer semestre de 2018”, puntualizó.

Modelos                                                                                                                  

Siguiendo la explicación de Claudia Rubio, existe un componente de titulación que considera todos los indicadores de titulación oportuna, tiempos de permanencia, entre otros. También hay un modelo de postulación efectiva, que se carga en el sistema una vez al año, por lo tanto una vez que llegan las postulaciones a la universidad hay un reporte didáctico donde se puede visualizar las postulaciones del año 2013 al 2018.

La caracterización de los estudiantes de primer año, también tiene un modelo que está seleccionado con base de datos desde el ministerio de Educación, lo que hace posible comparar matrículas y vacantes. Esto se puede visualizar por carreras, universidades, regiones, tipos de estudiantes.

Está la sección que compara los titulados que tiene la universidad y una sección completa de indicadores, “donde nos podemos comparar como universidad con indicadores de retención de primer año, de segundo año, personal académico, extensión de las carreras, en fin, tenemos una capacidad de indicadores gigantes que la gente puede ir utilizando para la gestión universitaria y la toma de decisiones”, complementó Claudia Rubio.

 

Una de las soluciones del software, indicó la Directora de Análisis Institucional, fue la optimización del tiempo, ya que antiguamente, lo que se hacía era emitir reportes o hacer informes por cada uno de los componentes, lo que significaba aplicar un tiempo adicional en la información, “o sea, llegaba la información pero no en la forma tan oportuna como está ahora. Ya existen fechas de cortes específicas, criterios establecidos con el ministerio (de Educación), en los cuales a nosotros nos permiten ver la información a una fecha, cargarla, y todas las personas que tengan las claves pertinentes puedan acceder a la información”.

Respecto a la capacitación, la profesional, explicó que la empresa que ofrece el servicio. GDSIS, es de Santiago y tiene una “alta trayectoria ya que le ha hecho capacitaciones a universidades del Cuech”, afirmó Claudia Rubio.

Toma de decisiones

Gustavo Dugarke, gerente de Consultoría y Servicios de GDSIS, explicó la metodología del curso, en la cual los estudiantes (los profesionales que participan), realizan un proceso denominado la experiencia de usuarios, que consiste en trabajar en un panel de control donde se toman decisiones a través de una información, “para vivir la experiencia que viviría un rector, un decano, porque necesitamos situarnos en el lugar del otro, para poder diseñarle algo para él; lo segundo que hay que considerar, es las estadísticas que indican que las personas que toman decisiones en Chile, tienen un promedio de 55 años. Eso significa que no son nativos digitales, como los profesionales sub 30, que ya nacieron con el teléfono bajo el brazo. Alguien de 55 años fue incorporando la tecnología de internet de la manera que pudo, algunos se manejan muy bien, otros no”, argumentó.

El profesional agregó que “lo que nosotros le vamos a diseñar, lo tenemos que hacer pensando hasta en los problemas visuales que pueda tener una persona en esa edad. No podemos hacer algo con mucho escrito o letra muy pequeña, que no lo puede ver. Entonces desde el diseño, nosotros tenemos que pensar cuál es el perfil de usuario. Si nosotros no le hacemos algo agradable, fácil, el usuario no lo va a usar”, enfatizó.

Gustavo Dugarke, comentó que el software Qlik View, se visualiza a través de internet, en la web, donde se despliegan indicadores de información. Por ejemplo, “el indicador del ausentismo, de la deserción, notas, de los titulados, de cuántos docentes tenemos con diferentes grados académicos, etc.”, puntualizó.

“La autoridad que hace un clic, desde el diseño, tiene que resultarle agradable, entendible y simple. Esto siempre va a ser de lo general a lo particular. Entonces si tenemos un indicador, por ejemplo, la deserción, que subió un 3 %, tendrá un color rojo que le llame la atención y que es más importante llamar la atención de este tema que otro indicador, ya que donde tenemos el problema es en el color rojo”, indicó Gustavo Dugarke.

Según el gerente de GDSIS, el paradigma es que en promedio se utiliza el 80% del tiempo en crear el informe y, a veces, sólo el 20%, o menos en análisis. En el software, primero hay que hacer el esfuerzo y énfasis del desarrollo, “para eso hay que capacitarse, desarrollar, tener acompañamiento, validar que los datos sean correctos. La calidad de la información acá es fundamental sino deja de ser creíble”.

 

Tiempo cero

Gustavo Dugarke, explica que cuando se desarrolla el software, el tiempo que se ocupa en la confección de la planilla se transforma en un tiempo cero, es decir, con optimización. El paradigma del tiempo se invierte y el 80 % se aboca al análisis y la gestión.

El gerente de consultoría de GDSIS, comentó que los participantes del curso, quienes van a construir los modelos, provienen del área de las estadísticas, de control de gestión y “tienen muy claro lo que tienen que medir. Nosotros venimos a aportar las herramientas para saber qué medir. Con esta tecnología que les va a facilitar todo el trabajo y es en beneficio de la universidad”.

Certificación

En cuanto a la certificación, Gustavo Dugarke, relata que al final del curso, en el último día, los estudiantes realizan un proyecto completo, derivado de la cantidad de temas que se van sumando. El proyecto permite realizar una medición de lo que sabe o no el participante. “Queremos crear autonomía y no que estén dependiendo de una persona que venga a hacer los cambios desde Santiago”.

Participantes

Carlos Vargas, es un profesional que trabaja en la unidad de Contabilidad de Presupuesto e Inventario, aportando en lo que es análisis contable en la institución, y manifestó que el curso “dentro de las herramientas analíticas que uno tiene que desarrollar, es de suma importancia, ya que da muchas opciones, oportunidades, de por ejemplo parametrizar (agrupar distintos tipos de datos para obtener un resultado integral de lo que quiero mostrar), o trabajar de forma más automática y con menos tiempo, aprovechando mejor este recurso. El software es sumamente importante, se pueden hacer cosas muy interesantes, comparado, con las otras herramientas que usamos ahora, que es el Exel, todo va a depender de la base de datos. Me gustó mucho, y es una herramienta que otros analistas deberían tomar para  complementar su formación profesional”, aseguró.

Encargado de estudios, monitoreo y aseguramiento a la calidad, de la Dirección de Inclusión Académica, George Flores, se refirió a la experiencia académica, ejemplificando su aplicación en la unidad en la cual trabaja, y en la cual se preocupa de toda la información de los estudiantes que ingresan a la universidad vía acceso inclusivo. Para esos estudiantes que vienen de contextos vulnerables por los ingresos que presentan, “nos preocupamos de todas las variables que inciden en su inserción a la educación superior, académica y no académica, y, el curso, puntualmente me beneficia, porque nosotros manejamos toda la información institucional, tenemos que preocuparnos por los datos de nuestros estudiantes en particular y analizar los datos anteriores, para que el acompañamiento que nosotros le brindemos al estudiante sea efectivo y tenga un buen paso por la educación superior”.

El profesional indicó que el aprender la utilización del Software Qlik View, permite principalmente trabajar de mejor forma la información, poder establecer ciertos indicadores de análisis para los estudiantes de inclusión y cómo se vincula el ingreso a la universidad de este tipo de estudiante.

En tal sentido George Flores, comentó que van a construir un modelo para hacer un seguimiento al estudiante. “Nosotros lo que hacemos es ingresar toda la información del seguimiento y ese seguimiento lo hace un tutor par, estudiante de años anteriores, que tiene asignado ciertos estudiantes de inclusión. El (tutor par), pesquisa ciertas variables que son las académicas o no académicas y eso lo sistematizamos para tener el dato de las necesidades que tenga nuestro estudiante, y cuáles van a ser las líneas de acción que nosotros vamos a tomar en pos de ayudarlo. Buscamos esto para la toma de decisiones, frente a un estudiante de inclusión y a la vez también, es para masificar este proceso a nivel institucional”, puntualizó.

 

Finalmente, Claudia Rubio, Directora de Análisis institucional de la ULagos, recordó que hace unos años atrás, como dirección, realizaron capacitaciones a directores de distintos departamentos de la universidad, del área profesional y no académica. “Las capacitaciones fueron enfocadas a desarrollo. Luego hemos hecho capacitaciones a jefes de carrera, secretarias. Hemos recorrido toda la sedes realizando una capacitación a nivel usuario, porque las únicas personas que pueden desarrollar los modelos para poder alojarlos en los servidores de la universidad, son personas que están establecidas en análisis institucional y en la dirección de informática”, concluyó.

Publicado por: Marcelo Morales Mena